Nel corso del tempo abbiamo utilizzato Design Thinking e Scrum in un approccio ibrido, con l’obiettivo di portare un valore aggiunto maggiore ai nostri clienti. Il risultato è stato sorprendente ed abbiamo cercato di razionalizzare i punti di forza emersi che oggi utilizziamo nell’affrontare i nostri progetti.
La domanda che per il nostro team è la guida costante in ogni progetto è sempre la stessa: stiamo davvero risolvendo il problema con la soluzione migliore?
A questa domanda, che può sembrare banale ma non lo è, non è possibile ottenere una risposta immediata.
Fin dal primo giorno, nel nostro team abbiamo cercato di fondere i differenti background professionali, portando le migliori esperienze vissute in ambito start-up, design e tecnologia.
Abbiamo provato quindi a capire come poter combinare Design Thinking e Scrum per cercare di trovare una risposta alla nostra domanda progettuale.
Design Thinking e Scrum: quali differenze
Prima di tutto è necessario definire un punto fondamentale: Design Thinking e Scrum non sono la stessa cosa. Andiamo con ordine.
Il Design Thinking è stato popolarizzato agli inizi degli anni 2000 in California all’Università di Stanford, soprattutto grazie al contributo di IDEO, che iniziò ad usarlo su larga scala all’interno dei propri progetti.
Possiamo definirlo come un approccio human-centered all’innovazione, un processo iterativo durante il quale si cerca di comprendere l’utente con l’obiettivo di identificare soluzioni creative che potrebbero non essere immediatamente evidenti con il nostro livello iniziale di comprensione.
Il Design Thinking ha un processo definito in 5 fasi, ognuna con obiettivi ben precisi:
- Empatia: entrare in connessione con gli utenti di un sistema;
- Definizione: individuare i bisogni, i problemi e le opportunità del contesto;
- Ideazione: generare ipotesi di soluzioni alternative, mettendo in discussione le assunzioni;
- Prototipazione: rappresentare le migliori soluzioni, con l’obiettivo di sottoporle agli utenti;
- Test: raccogliere i feedback degli utenti sulle soluzioni proposte.
Grazie ai risultati raccolti in fase di test, si riparte quindi dal primo step di empatia, in un contesto che ora avrà degli elementi più chiari e dei dati a supporto.
E così via, maggiore il numero di iterazioni, migliore la validazione.
Per quanto riguarda Scrum, invece, stiamo parlando di un tema ben diverso.
Il termine Scrum compare per la prima volta nel 1986 su Harvard Business Review in un articolo di Nonaka e Takeuchi, ma viene formalizzato da Ken Schwaber e Jeff Sutherland in una guida per lo sviluppo efficiente del software.
Scrum è quindi a tutti gli effetti una metodologia, probabilmente la più diffusa relativa al mondo dell’approccio Agile.
Scrum si basa su 3 principi fondamentali:
- Trasparenza: ogni membro del team ha completa visione del lavoro altrui e la misurazione delle performance è condivisa a tutti i livelli organizzativi;
- Ispezione: qualunque deliverable deve essere controllato periodicamente, in modo tale da apportare eventuali modifiche necessarie in tempo utile.
- Adattamento: è la diretta conseguenza dell’ispezione e comporta una ridefinizione del piano di lavoro sulla base dei risultati ottenuti durante l’ispezione, con l’obiettivo di ottenere un miglioramento continuo delle performance del team.
Quindi Design Thinking è un approccio, mentre Scrum una metodologia.
Ragionare per incrementi graduali
Aver vissuto per anni in ambito start-up ci ha insegnato una cosa molto importante: per progettare un prodotto/servizio complesso è necessario procedere per piccoli passi, correggendo il tiro per tempo se ci si accorge che la direzione presa non è quella corretta.
Questo approccio è diventato un mantra per il nostro team, su ogni progetto, in ogni contesto.
Adottare una metodologia Scrum consente al team di implementare la soluzione tramite incrementi graduali, molto frequenti, verificando costantemente le funzionalità aggiuntive con il cliente finale.
Sotto l’aspetto del project management questa metodologia Agile consente di avere sempre sotto controllo l’andamento complessivo del progetto.
Uno dei punti deboli della metodologia risiede però nella “fragilità” dell’attività di ideazione in fase di Backlog. Il Product Owner si fa portavoce dei bisogni dei vari stakeholder, raccogliendo i loro desiderata sotto forma di “io voglio…”.
Questo processo, a nostro avviso, costituisce un forte punto di debolezza all’interno del contesto in cui operiamo abitualmente.
Gli stakeholder con cui solitamente interagiamo sono sempre inseriti all’interno di un processo disfunzionale ed inefficiente.
Le conclusioni sui bisogni sono quindi inevitabilmente “inquinate” da bias di tipo diverso e molto difficilmente saranno esattamente rispondenti ad una reale risoluzione del problema.
È a questo punto che il Design Thinking può fornire un aiuto concreto.
Progettare per gli utenti, con gli utenti
Molto spesso, le criticità di processo sono dovute ad un mix di fattori, tra cui la scarsa comunicazione tra i diversi stakeholder, una comprensione parziale del problema reale, la mancata comprensione del contesto operativo e/o la presenza di strumenti inadeguati.
Nella nostra esperienza molte volte i vari stakeholder hanno una visione parziale del problema, incentrata solamente sul proprio ambito di operatività, il che a lungo andare genera frizioni tra i vari interlocutori del processo.
Gli stakeholder sono quindi portati a proporre ed implementare soluzioni tattiche per il proprio ambito, senza risolvere la criticità a livello globale. È facile immaginare come a lungo andare questa situazione genererà una proliferazione di tools, software, Excel. E tanto caos.
La prima cosa che quindi è necessario fare in fase di kick-off di progetto è portare tutti a bordo della stessa nave.
Mettere attorno allo stesso tavolo tutti i principali stakeholder di un determinato processo aziendale (i.e. processo di vendita, processo di controllo qualità, ecc) e coinvolgerli in un workshop di Design Thinking ha dei vantaggi indiscutibili in questa fase progettuale.
Consente infatti a tutti i partecipanti di condividere le varie attività del processo, acquisire una visione d’insieme attivando un dialogo tra i partecipanti, individuare le criticità ed immaginare una soluzione condivisa altrimenti impensabile.
A questo punto, il team creerà il Backlog basandosi su un lavoro condiviso da tutto il team. Solamente in questa fase, hanno inizio i vari Sprint Scrum per lo sviluppo della soluzione individuata, che verrà di volta in volta testata dai vari stakeholder ed implementata gradualmente dal team, fino al suo completo sviluppo, mantenendo il progetto sotto controllo.
In conclusione
Come abbiamo visto Design Thinking e Scrum sono strumenti differenti ma assolutamente complementari, si potenziano a vicenda e garantiscono un output di qualità.
Un punto di contatto in comune particolarmente forte è la ricerca del maggior valore aggiunto possibile: ciò rende questi strumenti senza alcun dubbio tra i più efficaci a disposizione del nostro team per rispondere al challenge progettuale.
